1. Wie verantwoordelijk is

FC Suryoye Enschede is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de vereniging voor haar website en verenigingsactiviteiten verwerkt. Bezoekadres: Sportpark Wesselerbrink-Midden, Geessinkweg 244, 7544 RB Enschede. Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via info@fcsuryoye.nl of het contactformulier. Vermeld bij voorkeur “Privacy” als onderwerp.

Deze verklaring beschrijft onze verwerking van persoonsgegevens en het door het bestuur vastgestelde bewaarbeleid. Beleidsdatum: 19 oktober 2026.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarom

Websitebezoek en beveiliging: technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, tijdstip, aangevraagde pagina en foutmeldingen kunnen worden verwerkt om de website beschikbaar te maken, misbruik te beperken en storingen of incidenten te onderzoeken. Hiervoor beroepen wij ons op het gerechtvaardigd belang van een bruikbare en veilige website. Wij beperken de gegevens en wegen dit belang af tegen jouw privacy.

Bezoekersstatistieken: als onze eigen meting is ingeschakeld, verwerken wij het bezoekers-IP kort in het servergeheugen en vervangen dit met een geheime HMAC-sleutel door een pseudoniem. Het ruwe IP wordt niet in de statistiekendatabase opgeslagen. Dit pseudoniem blijft een persoonsgegeven; het is geen gegarandeerde anonimisatie. Het dient uitsluitend om hetzelfde IP maximaal eenmaal per voortschrijdende 24 uur te tellen. Bekende bots en ingelogde beheerders worden waar mogelijk uitgesloten; DNT en GPC worden gerespecteerd. Er worden geen trackingcookies, externe analyticsdiensten, bezochte URL’s of individuele bezoekersprofielen opgeslagen. Gedeelde of wisselende IP-adressen beperken de nauwkeurigheid. Totalen over meerdere dagen zijn opgetelde tellingen, geen unieke personen over de hele periode.

Voor deze statistieken moet de vereniging het belang van inzicht in websitegebruik afwegen tegen de privacy van bezoekers en een passende grondslag vastleggen. De meting blijft uitgeschakeld zolang de betrouwbare IP-bron, uitvoering van de bewaartermijnen en deze beoordeling niet zijn bevestigd. Supabase verwerkt de minimaal opgeslagen statistiekgegevens; alleen bevoegde administrators zien de geaggregeerde rapportage.

Contact en wedstrijdwijzigingsverzoeken: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, onderwerp, bericht en de opgegeven wedstrijdgegevens worden gebruikt om je vraag of verzoek te behandelen. Afhankelijk van het onderwerp gebeurt dit voor de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, of vanuit het gerechtvaardigd belang om vragen aan de vereniging te beantwoorden. Een wedstrijdwijzigingsverzoek is geen automatische wijziging van de officiële wedstrijd.

Ledenaanmeldingen en ledenadministratie: wij verwerken de ingevulde identificatie-, contact-, geboorte-, adres- en voetbalgegevens, eventuele eerdere vereniging en gegevens van een ouder of vertegenwoordiger. Dit dient de voorbereiding en uitvoering van het lidmaatschap en de bondsregistratie. Het formulier is een aanvraag; bevoegde medewerkers beoordelen de toelating. De website neemt daarover geen uitsluitend geautomatiseerd besluit.

Financiële gegevens: een eventueel opgegeven IBAN en de gekozen betalingswijze of ondersteuning via Stichting Leergeld worden gebruikt voor de clubadministratie en afstemming over contributie. Verstrekking aan Stichting Leergeld vindt alleen plaats wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat. De website voert zelf geen betalingen of automatische incasso uit. Voor fiscale administratie gelden wettelijke verplichtingen.

Clubinformatie en CMS: wij verwerken noodzakelijke namen, functies, auteursnamen, teaminformatie en beeldmateriaal om te informeren over de vereniging. Voor redactieaccounts verwerken wij e-mailadressen, rollen, sessies en beheerhandelingen voor veilig beheer. Publicaties berusten, afhankelijk van de context, op toestemming of een afgewogen gerechtvaardigd belang. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de website niet voor advertentieprofilering.

3. Minderjarigen, foto’s en video’s

Bij aanmeldingen van personen jonger dan 18 jaar vraagt het formulier gegevens en akkoord van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Voor ouderlijke e-mailbevestiging gebruiken wij een tijdelijke verificatielink. Deze bevestiging vervangt de beoordeling van de aanvraag door de ledenadministratie niet.

De keuze voor publicatie van foto’s op website en sociale media is afzonderlijk en optioneel. Weigeren of intrekken van toestemming heeft op zichzelf geen nadelige gevolgen voor het lidmaatschap. Waar toestemming vereist is, vragen wij deze aan de bevoegde persoon en bij minderjarigen waar nodig aan hun ouder of vertegenwoordiger. Andere publicaties beoordelen wij op noodzaak, context en de belangen van de afgebeelde personen; bij jeugd zijn wij extra terughoudend.

Foto’s en video’s worden jaarlijks herbeoordeeld. Wil je bezwaar maken of een afbeelding laten beoordelen of verwijderen? Vermeld de pagina en de betreffende afbeelding bij je verzoek. Wij beoordelen de grondslag, jouw belangen en eventuele wettelijke uitzonderingen. Intrekking van toestemming verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet. Kopieën die anderen buiten onze invloed hebben verspreid, kunnen wij niet altijd verwijderen.

4. Bewaartermijnen en uitvoering

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Het bestuur heeft de onderstaande termijnen vastgesteld. Wettelijke verplichtingen of een noodzakelijk, gedocumenteerd incident- of geschillendossier kunnen een afwijkende termijn rechtvaardigen. Daarna worden de gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

Contactformulieren: 12 maanden na afhandeling.

Afgewezen of ingetrokken inschrijvingen: 3 maanden na afhandeling.

Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en maximaal 2 jaar daarna, behalve gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt.

Financiële administratie: 7 jaar voor gegevens waarop de fiscale bewaarplicht van toepassing is.

Server- en beveiligingslogs: 30 dagen, tenzij een langere termijn noodzakelijk is voor onderzoek of afhandeling van een incident.

CMS-auditlogs: 12 maanden.

Tijdelijke concepten: 90 dagen na de laatste wijziging, als deze niet meer nodig zijn.

Back-ups: 30 dagen.

Foto’s en video’s: zolang rechtmatige publicatie gerechtvaardigd is, met jaarlijkse herbeoordeling en afhandeling van geldige verwijderverzoeken.

Algemene e-mailcorrespondentie: maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij een uitzondering noodzakelijk is.

Bezoekersstatistieken: pseudoniemen voor deduplicatie maximaal circa 25 uur met een opruiminterval van 15 minuten; minuutaggregaten 8 dagen; dagtotalen 2 jaar. Deze afzonderlijke opruiming geldt alleen nadat de technische uitvoering is geconfigureerd en gecontroleerd. Bij uitgeschakelde meting ontstaan geen nieuwe tellingen. De overige bewaartermijnen en serverlogs blijven ongewijzigd.

Deze termijnen zijn het bewaarbeleid; de website heeft geen algemene automatische verwijdertaak die alle categorieën al afhandelt. Uitvoering vergt ook handmatige controle van de ledenadministratie, mailboxen, leverancierslogs en back-ups. Bestaande technische vervalvelden bij inschrijvingen betekenen niet dat gegevens automatisch zijn gewist. De aansluiting van deze velden, controles en leveranciersinstellingen op de termijnen wordt door de vereniging ingericht en gecontroleerd.

Een verlopen verificatielink verhindert gebruik van de link, maar verwijdert niet vanzelf de bijbehorende aanmelding. Beheerrechten worden ingetrokken als de taak stopt. Bij herstel van een back-up moeten eerder gehonoreerde verwijderverzoeken opnieuw worden toegepast, zodat verwijderde gegevens niet opnieuw in gebruik worden genomen.

5. Wie gegevens ontvangt

Alleen bevoegde personen binnen de vereniging krijgen toegang voor hun taak, zoals ledenadministratie, bestuur, financiën en redactie. Contactformulieren en wedstrijdwijzigingsverzoeken worden via Resend per e-mail afgeleverd bij de ingestelde clubontvanger. De website bewaart deze berichten niet als afzonderlijk contactdossier in Supabase; mailboxen en de maildienst verwerken wel de berichtinhoud en technische aflevergegevens. Voor misbruikbeperking worden tijdelijk afgeleide tellers gebruikt.

Mijn.host verzorgt de websitehosting. Supabase verzorgt database, beheerdersauthenticatie en bestandsopslag. De vereniging gebruikt dienstverleners voor technische verwerking en beperkt de toegang tot wat voor hun dienst nodig is. Verwerkersafspraken en de toegang van eventuele subverwerkers moeten aansluiten op de dienstverlening.

Na toelating verwerkt de bevoegde ledenadministratie gegevens in Sportlink Club voor registratie bij de KNVB, spelerspassen en speelgerechtigdheid. Het websiteformulier schrijft je niet automatisch in bij de KNVB. De website leest via Sportlink officiële team-, wedstrijd- en competitiegegevens voor het Matchcenter; een bezoeker hoeft hiervoor geen Sportlink-account te koppelen. Sportlink en KNVB verwerken gegevens ook binnen hun eigen verantwoordelijkheden en privacyvoorwaarden.

6. Internationale verwerking

De locatie van de websitehosting of database alleen garandeert niet dat alle verwerking binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Dienstverleners, hun ondersteuning of subverwerkers en externe video- of kaartdiensten kunnen gegevens buiten de EER verwerken. De toepasselijke contracten, ontvangers en doorgiftewaarborgen moeten per dienst worden gecontroleerd; deze verklaring doet geen toezegging dat iedere dienst uitsluitend in Europa verwerkt.

Wanneer een doorgifte onder onze verantwoordelijkheid buiten de EER plaatsvindt, zijn passende waarborgen nodig, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen en zo nodig aanvullende maatregelen. Via info@fcsuryoye.nl kun je informatie vragen over de betrokken ontvangers en waarborgen. De beoordeling en vastlegging van leveranciersafspraken blijft onderdeel van ons privacybeheer.

7. Cookies, externe inhoud en lokale opslag

Wij gebruiken noodzakelijke sessiecookies voor ingelogde beheerders en tijdelijke beveiligingscookies voor formulieren. Deze dienen authenticatie en misbruikpreventie. De website bouwt zelf geen marketing- of analyticsprofiel op. Functionele browseropslag kan interfacekeuzes onthouden; dit is geen algemene toestemming voor externe diensten.

YouTube- en TikTok-spelers worden pas geladen na jouw expliciete klik. De locatiekaart laadt Google Maps eveneens pas na een klik. Daarna ontvangt de aanbieder onder andere je IP-adres en browsergegevens en kan hij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. YouTube gebruikt de privacyverbeterde embedmodus, maar ook daarbij vindt gegevensverwerking plaats. Voor deze diensten gelden ook hun eigen privacyvoorwaarden.

De keuze om een video te laden geldt voor die weergave en wordt niet als algemene blijvende toestemming opgeslagen. Sluiten verwijdert de videospeler, maar verwijdert niet vanzelf cookies die een derde al heeft geplaatst. Je kunt cookies via je browser beheren. Externe sponsor-, shop-, route- en sociale links openen diensten met hun eigen privacybeleid.

Een ingeschakelde weerwidget haalt server-side weerinformatie voor vaste coördinaten van Enschede op bij Open-Meteo. De website vraagt daarvoor niet jouw locatie op en stuurt geen bezoekers-IP of accountgegevens naar de weer-API. Officiële clublogo’s en externe fotoalbums kunnen van de betreffende leverancier worden geladen; daarbij kunnen technische browsergegevens worden ontvangen.

8. Beveiliging

Wij beperken de toegang met beheerdersauthenticatie, server-side rolcontrole en databasetoegangsregels. Invoer wordt gecontroleerd, mediabestanden worden verwerkt en beheerhandelingen kunnen worden gelogd. De website gebruikt HTTPS. Originele CMS-uploads worden niet als openbare originelen aangeboden; voor publicatie gebruiken wij beeldvarianten. Beveiliging, herstelmogelijkheden en tijdig toegangsbeheer vragen blijvend onderhoud. Geen enkele maatregel sluit incidenten volledig uit.

9. Jouw privacyrechten en klachten

Je kunt vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar de AVG dit toestaat, kun je gegevensoverdraagbaarheid vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming altijd intrekken. Niet elk recht geldt in elke situatie; bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht kan verwijdering beperken.

Stuur je verzoek naar info@fcsuryoye.nl of gebruik het contactformulier. Wij kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of veel verzoeken kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; je krijgt daarvan binnen de eerste maand bericht met de reden.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft daarvoor niet eerst een procedure bij de vereniging af te ronden.

10. Wijzigingen

Bij relevante wijzigingen in de website, dienstverlening of het beleid passen wij deze verklaring aan. Op deze pagina staat steeds de beleidsdatum van de getoonde versie. De vereniging blijft verantwoordelijk voor uitvoering en periodieke controle van het beleid.